Poradnik dla pracodawców

Ile kosztuje rekrutacja pracownika w 2026 roku

Zatrudnienie jednej osoby kosztuje w Polsce od kilkudziesięciu złotych do kilkudziesięciu tysięcy — w zależności od tego, którą drogą pójdziesz. Ogłoszenie na dużym portalu zaczyna się od 599 zł netto, agencja rekrutacyjna bierze 10–30% rocznego wynagrodzenia zatrudnionej osoby, a headhunter w modelu direct search 16–22%. Poniżej cztery sposoby, ich realne koszty i moment, w którym każdy z nich ma sens.

1. Ogłoszenie na portalu pracy

Koszt: od 599 zł netto za jedno ogłoszenie, więcej za wyróżnienia i pakiety. Płacisz za to, że oferta wisi przez ustalony czas — niezależnie od tego, czy ktokolwiek odpowie.

Kiedy się opłaca: gdy szukasz na stanowisko, na które ludzie sami aplikują — popularny zawód, duże miasto, rozpoznawalna firma. Wtedy jedno ogłoszenie przynosi kilkadziesiąt zgłoszeń i koszt na kandydata spada do kilkunastu złotych.

Kiedy przepalasz pieniądze: przy stanowisku niszowym albo w mniejszej miejscowości. Ogłoszenie kosztuje tyle samo, a odpowiedzi jest pięć — z czego trzy nietrafione. Dochodzi koszt, którego nikt nie liczy: czas kogoś, kto przegląda zgłoszenia. Przy 60 aplikacjach i 4 minutach na każdą to pół dnia pracy.

2. Agencja rekrutacyjna

Koszt: 10–30% rocznego wynagrodzenia brutto zatrudnionej osoby, zwykle płatne dopiero po zatrudnieniu (tak zwane success fee).

Co to znaczy w złotówkach, przy typowych stawkach:

Kiedy się opłaca: przy stanowiskach, na które sam nie dotrzesz — wąska specjalizacja, ludzie, którzy nie szukają aktywnie, kierownicy. Agencja ma sieć kontaktów, której nie zbudujesz jednym ogłoszeniem.

Na co uważać: prowizja liczona jest od rocznego wynagrodzenia, więc każda podwyżka na etapie negocjacji podnosi też rachunek agencji. Sprawdź w umowie okres gwarancji — ile miesięcy musi przepracować zatrudniona osoba, żebyś nie płacił drugi raz, jeśli odejdzie.

3. Szukanie samodzielnie

Koszt: pozornie zero. Polecenia od pracowników, post w mediach społecznościowych, ogłoszenie w lokalnej grupie.

Pozornie — bo koszt jest, tylko nie wychodzi z konta firmowego. To czas właściciela albo kierownika: napisanie ogłoszenia, odpisywanie, telefony, umawianie i odwoływanie spotkań. Przy stawce 100 zł za godzinę pracy właściciela dwa dni na rekrutację to 1 600 zł, których nikt nie zaksięgował.

Kiedy się opłaca: gdy masz zgrany zespół i działa polecenie. To wciąż najskuteczniejszy sposób zatrudniania w małych firmach i nic tego nie zmieniło.

4. Baza kandydatów — płacisz za kontakt, nie za ogłoszenie

Koszt: od kilkudziesięciu złotych za kontakt do jednej osoby. Zamiast wystawiać ofertę i czekać, przeglądasz ludzi, którzy już zgłosili, że szukają pracy, i płacisz tylko za tych, do których chcesz zadzwonić.

Różnica jest w tym, za co płacisz. Przy ogłoszeniu płacisz za to, że wisi. Przy agencji — za skutek, ale wysoko. Tutaj płacisz za konkretną osobę, którą już zobaczyłeś: wiesz, czego szuka, ile chce zarabiać i od kiedy może zacząć. Nie pasuje nikt — nie płacisz nic.

Kiedy to nie wystarczy: gdy szukasz kogoś bardzo wąskiego, a w bazie akurat nie ma takiej osoby. Baza działa tylko wtedy, gdy ktoś odpowiedni faktycznie w niej jest — i uczciwie: przy rzadkiej specjalizacji szybciej dotrze do niej headhunter.

Koszt, o którym się zapomina: czas wakatu

Każdy dzień nieobsadzonego stanowiska kosztuje — nadgodzinami reszty zespołu, niezrealizowanymi zamówieniami albo gorszą obsługą klientów. Przy stanowisku, które wypracowuje 500 zł marży dziennie, miesiąc szukania to 10–11 tys. zł, czyli zwykle więcej niż jakakolwiek prowizja.

Dlatego porównując sposoby, nie patrz wyłącznie na cenę. Patrz na cenę razy czas. Tańszy sposób, który trwa trzy razy dłużej, potrafi wyjść drożej.

Ceny sprawdzone we wrześniu 2026. Kwoty ogłoszeń i prowizji różnią się między dostawcami — traktuj je jako rząd wielkości, nie ofertę.

Czytaj dalej: Jawność wynagrodzeń w rekrutacji — co się zmieniło · wszystkie artykuły